「飲み会するよ~♪」案内メール次第で参加率が変わる!知っておきたい呑んべぇ豆知識

今回は、飲み会幹事さんが知っておくと便利な飲み会にたくさんの人が参加してくれて、しっかり管理もできる案内メールテクニックをご紹介します♪

  • あーちゃん
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「飲み会するよ~♪」案内メール次第で参加率が変わる!知っておきたい呑んべぇ豆知識

呑んべぇが大好きなイベントといえば、やっぱり「飲み会」ですよね!特に自分が主催になって、人を集めるときはいつも参加しないような人にもぜひゲストとして来てもらいたいし、人がたくさん集まってくれれば楽しいですよね!

とはいえ、口頭で誘ってはみても「予定確認しときます~!」とか「また返事するね~!」と来るのか来ないのかわからない返事だったら、いざ当日になって「あれ?今日だって?口約束だったから忘れちゃってたよ~」とか悲しいことを言われたり…

2,3人の集まりだったらまだしも、10人とかちょっと大人数での飲み会となると事前の予約だったり、食べれないものの確認だったりいろいろ準備しない事もあるので参加するのかどうかは早めに把握しておきたいものですよね。

そんな呑んべぇ幹事さんにおすすめなのが”飲み会案内のメール”です!

メールなんてなんか業務連絡みたいでいやだなぁと思うかもしれませんが、やはり口約束よりも文面で残っている方が主催側も参加者側もしっかり確認ができて便利なんです!

今回は、飲み会幹事さんが知っておくと便利な飲み会にたくさんの人が参加してくれて、しっかり管理もできる案内メールテクニックをご紹介します♪

【飲み会の作り方♪】みんなが楽しめる内容を考えれば参加者は増える!


画像出典:https://www.paylessimages.jp

飲み会の参加者を増やしたい!!そう思ったならまず考えなくてはいけないのが「企画」です。たかが飲み会、されど飲み会、呑んべぇたるもの楽しい飲み会を主催できてこそ一流の呑んべぇなのです!というわけで、たくさんの人に参加してほしいのであれば、「この飲み会に参加したらこんな楽しいことがあるよー!」という参加して得するポイントを教えてあげる必要があります!

これは、飲み会の中でレクリエーションをやろう!という事ではありません。多くの呑んべぇは、楽しくお酒を呑んでしゃべっている時に変にレクリエーションを入れられると「いまいいとこだったのに…」と興ざめしてしまう事があります。間違っても「ビンゴゲーム!!」なんてノリノリで幹事風を吹かせるのはやめましょうね。

では、企画とはどういう事かというと、参加者のニーズに合わせたお店選びです!例えば、女子会であれば最近はやりのお店や、フォトジェニックなかわいいお酒があるお店、雰囲気がおしゃれで思わず人に自慢したくなるようなお店です。料理も量より味!そして、美しさ!

おじさんが行くような居酒屋が好き!という女子も多いですが、たくさんの女子に集まってもらいたいならば「おしゃれでおいしくて写真映えのするレストラン」を選びましょう!

一方、男性に参加してもらいたい場合は「おしゃれ感」よりも、若い男性であればリーズナブルにたくさん食べれる所やちょっと大声で騒いでも大丈夫なカジュアルな雰囲気な居酒屋さん。中堅以上の集まりであれば、ちょっとこだわりのお酒が飲めたり、食事も脂っこい物ばかりではなく刺身とか漬物とか気の利いた物が置いてある居酒屋さんを選ぶのがおすすめですよ。

参加見込み者に事前にメールアンケートを取ってみるのもおすすめ!

とはいえ、お店選びってセンスが問われるし結構悩んでしまうものですよね。そんなときは参加してほしい人達に事前アンケートを取ってみるのもおすすめです!

「今度の飲み会、お勧めのお店ありませんか?」と逆に出席者に聞いてみるのもいいでしょう。お店の名前までとはいかなくても「今度の飲み会、何食べたい?」等の出席者の好みを聞くだけでも、選ぶお店が厳選されて、どんどん肩の荷がおりてきます。

「根回しをする」ではないですが、お店選びに自分のアイディアを出すとアイディアを出してくれた人も「自分事」に思えて、参加率が増えます!だって、「●月●日にどこどこで飲み会します~!」って突然メールが送られてくるより、「飲み会したいんだけど、どんなお店だったらみんな喜んでくれるかな?○○さん詳しそうだし、助けてほしいなぁ」なんて事前に言われていたら「よし!協力してあげよう!」って思うじゃないですか!

たかが飲み会、されど飲み会、たくさんの人に参加して楽しんでもらえる飲み会幹事マスターになるには事前の「根回し」も重要ですよ♪

【飲み会案内メール】は開催の1ヵ月前には送ろう!


画像出典:https://www.paylessimages.jp

アンケートを取って、お店の企画を立てたら、いざメールを送りましょう!

メールを送る時の注意点は、1ヵ月前程度で送っておくことです。2か月前となると、さすがに早すぎて忘れられてしまったり別の用事を入れられてしまう事が多く、逆に2,3週間前だと既に予定が入っていて断られてしまう事が多いので、1ヵ月前程度がベストです。

開催日の1ヵ月前程度にメールを送り、都合をつけやすいようにしてもらいましょう。

【飲み会案内メール】みんなが参加したくなる例文


画像出典:https://www.paylessimages.jp

タイトル:【出欠確認 8/25〆切】夏だ!ビールだ!飲み会しよう!

平年より早い梅雨入りとなり、ここ数日の気温はもう真夏の暑さを思わせるようです…そう、暑いですよね。暑いんですよ。喉乾きますよね、もぉカラカラでビールの夢を見ない日ないてないぐらいです!

っというわけで、ビアガーデンで飲み会しましょう!!!

実はこのお店、○○の雑誌で紹介された最近めちゃめちゃはやっているお店なんです!ビールだけじゃなくて、かわいいカクテルとかおいしいごはんが有名で見た目も味も抜群なんです♪

10人以上で参加の場合は、特別メニューの「○○○○○○」をサービスしてもらえるってことだったので、ぜひみんなで行きましょう!

日時:○月○日(金)午後6時30分より
場所:「ビアガーデン ○○」
住所:○○○○○○○○○○○○○○
Googleマップ→○○○○○○○○○○○○○○
会費:5000円(当日、うけつけにておねがいいたしますもらいます! )

出欠の返事を○月○日までに、
あーちゃんにご連絡ください!
※このメールに「参加します!」でOKです

———————-

上記は女子会を開催するときの例文です。

では、メールを作る時のポイントをお話ししていきますね!

タイトルは解りやすく面白く!が鉄則!!

よくタイトルを「飲み会のお知らせ」だけ書いて送ってくる人がいますが、正直これだとメールを開いてすらもらえない可能性があります。なぜなら「面白そう!」と思ってもらえないからです。タイトルはメールの命です!タイトル次第でメールの良しあしが決まり参加者の人数に関わると思い試行錯誤して「楽しそう」な雰囲気を醸し出しましょう!

そしてもう一つ大切なのが、締め切りを書いておくこと!タイトルに締め切りを書いておけば、たとえその時にすぐ返信できないにしても、「あ!もうすぐ締め切りが迫っているから返信しなきゃ!」とメール本文を見なくてもわかってもらう事ができます。

タイトルは面白く、締め切りを明記する。事がポイントです♪

本文にはなぜこの場所を選んだのだ、なぜ今回の飲み会で行く必要があるのかをしっかり書く!

本文で大切なのは「ここにこのメンバーと行きたい!」と思わせる事です!お店が有名でおすすめというだけだと、「じゃ、今度友達と2人で行こう!」となってしまいますが、10人以上だと特別なメニューがプレゼントされる!と書くと「だったら今回の飲み会に参加しなきゃ!」って思ってもらえますよね。

何も10人以上だと何かがつくっていうプランがなくても、お店に電話して「女子会なんですがケーキプレートみたいなの付けられますか?」とか「デザートを10人分で付けてもらえますか?」とオーダーしてその上で予算を決めればいいんです。

例えば、お店側が出しているコースメニューが5品付きの飲み放題3000円コースだったら、「一人500円プラスで最後にデザートつけてもらえますか?」と事前に確認して参加者からは3500円徴収すればいいんです!飲み会にたくさんの人を集めたいなら、こういったちょっとした演出も大切になりますよ!

日時と場所、返信はどうすればいいかもわかりやすく!

開催場所と日時を明記するのはもちろんですが、開催場所のGoogleマップを添付してあげるとさらに親切です。お店の住所をコピーしてわざわざ自分で調べると多少ですが手間です、それよりもGoogleマップのURLを張り付けておいてあげればクリックするだけでいいので親切です。

そして、最後に「飲み会」に参加するにはどうすればいいのかもはっきり書いておいてあげると参加しやすくなります。例えば、メールどこどこで飲み会やります!ぜひ奮って参加してください!だと口頭で参加表明すればいいのか、それともメールで返信の方がいいのか、はたまた参加用の登録フォームがあるのか…「わかんないしいいや!」ってなってしまうかもしれません。

なので、参加の場合このメールに「参加します!」と返信してください。と一言添えてあげるだけで、「あ!返信すればいいのね!」とハードルを下げる事ができます。こういったちょっとした気遣いで、飲み会の参加者を増やす事ができますよ!

飲み会はやっぱり人数が多かったり、普段参加してくれないような人がいると新たな話題も生まれ楽しいですよね。ぜひ、参加しやすい飲み会を企画して、飲み会幹事マスターの道を究めてみてくださいね♪

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あーちゃん

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